POUČENÍ O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ VE SKUPINĚ FIREM TECHNODAT

v souladu s článkem 12 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (tzv. obecného nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen „GDPR“)

Správci osobních údajů ve skupině TECHNODAT
Technodat, CAE – systémy, s.r.o. se sídlem třída Tomáše Bati 3295, 760 01 Zlín, IČ: 46902104, C 5841 vedená u Krajského soudu v Brně
Technodat Elektro, s.r.o. se sídlem třída Tomáše Bati 3295, 760 01 Zlín, IČ: 255 58 218, C 33352 vedená u Krajského soudu v Brně
Technodat Develop, s.r.o se sídlem třída Tomáše Bati 3295, 760 01 Zlín, IČ: 25530640, C 30629 vedená u Krajského soudu v Brně
Technodat Engineering, s.r.o. se sídlem třída Tomáše Bati 3295, 760 01 Zlín, IČ: 27670961, C 50736 vedená u Krajského soudu v Brně

Jaké osobní údaje zpracováváme a jak je získáváme

V rámci své podnikatelské činnosti zpracováváme Osobní údaje získané zejména při

uzavření smlouvy a v průběhu smluvního vztahu v rozsahu:

• u smluv s fyzickými osobami: jméno, příjmení, telefon, e-mailová adresa, sídlo fyzické osoby, IČO a číslo bankovního účtu
• u smluv s právnickými a fyzickými osobami: jméno, příjmení, telefon, e-mailová adresa a pozice ve firmě pro všechny kontaktní osoby
• obchodních a technických jednáních s potenciálními odběrateli a dodavateli v rozsahu: jméno, příjmení, telefon, e-mailová adresa, pozice ve společnosti
• získávání nových zaměstnanců, údaje zájemců o zaměstnání v rozsahu: jméno, příjmení, telefon, e-mailová adresa
• registraci na události pořádané správcem (typu školení, webinář, setkání se zákazníky apod.) v rozsahu: jméno, příjmení, telefon, e-mailová adresa

používání našich služeb, návštěvě našich webových stránek nebo při využívání cloudových služeb:

• Informace cookies při návštěvě web stránek
• Informace z protokolu při použití našich cloudových nebo hostingových služeb

Jak Vaše osobní údaje využíváme

Osobní údaje využíváme zejména

• při činnostech souvisejících s plněním smluvních závazků
• při plnění zákonných povinností, za účelem vedení účetnictví, fakturace, za účelem daňové povinnosti
• k obchodní činnosti, nabídce nebo poptávce zboží a služeb
• při informování o změnách a novinkách v nabízených produktech a službách
• pro zpětnou odezvu a další komunikaci v případě, že vyplníte kontaktní údaje na našich webových stránkách
• při náboru nových zaměstnanců

K rozesílání e-mailů s obchodními sděleními využíváme službu MailChimp, jejímuž provozovateli, nacházejícímu se v postavení zpracovatele osobních údajů, za tímto účelem osobní údaje předáváme.
Pro organizaci webových seminářů používáme videokonferenční nástroj Adobe Connect, provozovatel této služby se nachází v roli zpracovatele osobních údajů
Správce dále využívá služeb Google Analytics pro statistické účely o počtu uživatelů, kteří navštívili webové stránky. Nemá možnost tímto způsobem získat konkrétní informace umožňující identifikaci uživatelů, tj. není schopen identifikovat konkrétní subjekt údajů.
Služby Google AdWords jsou využívány za účelem oslovení potenciálních zákazníků. Těmto osobám jsou sdělována na webových stránkách reklamní sdělení. Tyto služby využívají za účelem zobrazení reklamy na webových stránkách třetích stran soubory cookie. Správce však nemá možnost získat informace umožňující identifikaci uživatelů, tj. není schopen identifikovat konkrétní subjekt údajů.

Všechny osobní údaje jsou vedeny v interním CRM systému, který slouží k zajištění efektivní a zabezpečené správy osobních údajů v souladu s GDPR.

Právní důvody pro účely zpracovávání Vašich osobních údajů jsou zejména

• uzavření nebo plnění smlouvy
• plnění našich zákonných povinností jako např. vedení účetnictví a daňová povinnost
• ochrana našich oprávněných zájmů (např. pro vymáhání našich pohledávek)

Doba zpracování Vašich osobních údajů

Osobní údaje, které souvisí s plněním smlouvy uchováváme po dobu účinnosti této smlouvy a dále 5 let po ukončení smlouvy.
Osobní údaje, které zpracováváme za účelem právní povinnosti, tj. vedení účetnictví, placení daní a dalších poplatků, uchováváme ve lhůtách, které stanoví platné právní předpisy, zpravidla 10 let od posledního obchodního případu.
Osobní údaje žadatelů o zaměstnání uchováváme po dobu 6 měsíců ode dne, kdy dojde k ukončení jednání o zaměstnaneckém poměru.
Osobní údaje zpracovávané na základě našeho oprávněného zájmu zpracováváme po dobu 3 let.

Komu poskytujeme Vaše osobní údaje

• orgánům, kterým máme povinnost poskytovat osobní údaje, jako jsou policie, soudy, orgány činné v trestním řízení apod.
• jiným subjektům v souladu s příslušnými právními předpisy (např. oznámení finančním úřadům, správě sociálního zabezpečení aj.)
• poskytovatelům serverhostingových služeb, dodavatelům poskytovaného software a poskytovatelům služeb v rámci naší podnikatelské činnosti, kteří zaručují ochranu údajů a jejich použití pouze za účelem plnění smlouvy.
• Poskytovatelům služeb uvedených výše, kteří zpracovávají osobní údaje z důvodu naši obchodní a marketingové činnosti.

Jaká jsou Vaše práva

• Máte právo požadovat, abychom Vám poskytli přístup k Vašim osobním údajům ve formě výpisu všech zpracovávaných osobních údajů ve vztahu k jednotlivým účelům zpracování. Jste  rovněž oprávněni požadovat informaci o zpracovatelích, zpracovávajících Vaše osobní údaje na základě dohody s námi.
• V případě, že se domníváte, že Vaše osobní údaje zpracováváme v rozporu s tímto dokumentem nebo s právními předpisy, jste oprávněni požadovat po nás vysvětlení a sjednání nápravy. Zpracováváme-li nepřesné osobní údaje, jste oprávněni požadovat jejich opravu.
• Máte právo požadovat po nás výmaz svých osobních údajů, pokud tyto osobní údaje přestaly být potřebné pro vymezené účely zpracování, odvolali jste svůj souhlas s jejich zpracováním a pro toto zpracování neexistuje žádný jiný důvod, anebo pokud jste vznesli námitky proti zpracování osobních údajů a neexistují žádné převažující důvody pro zpracování.

Jste oprávněni požadovat po nás omezení zpracování osobních údajů v případě, kdy:

• zpracovávané údaje jsou nepřesné, a to na dobu potřebnou k tomu, abychom mohli přesnost zpracovávaných údajů ověřit
• nebo je zpracování osobních údajů podle Vás protiprávní a odmítáte provedení výmazu osobních údajů
• nebo Vaše osobní údaje nepotřebujeme pro stanovené účely zpracování, ale Vy sami je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků
• Máte právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů, zpracovávaných na základě našeho oprávněného zájmu či zájmu třetí strany (viz výše), a pokud zároveň uvedete důvody, týkající se Vaší konkrétní situace. Na základě námitky jsme povinni zpracování údajů ukončit, ledaže prokážeme, že důvod zpracování spočívající v ochraně našich zájmů převažuje nad Vašimi zájmy a svobodami.
• V případě podezření, že zpracováváme Vaše osobní údaje v rozporu s právními předpisy nebo tímto dokumentem nebo nevyhovíme-li některému z výše uvedených Vašich požadavků, máte právo podat stížnost dozorovému orgánu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

Veškerá Vaše práva, uvedená výše v tomto odstavci, můžete uplatnit následujícími způsoby

• osobně v sídle naší společnosti na základě předložení platného občanského průkazu
• e-mailem opatřeném Vaším elektronickým podpisem založeném na kvalifikovaném certifikátu vydaném certifikační autoritou uznávanou v ČR
• e-mailem zaslaným z e-mailové adresy, kterou jste uvedli v kontaktním formuláři.

Jak chráníme Vaše osobní údaje, informace o podmínkách zpracování

• Vaše osobní údaje zpracováváme manuálně nebo automatizovaně prostřednictvím vlastních zaměstnanců.
• Zpracování osobních údajů je zabezpečeno pomocí organizačních, fyzických a softwarových prostředků zabezpečení, zejména prostřednictvím nastavení přístupových práv zaměstnanců k příslušným informačním systémům, fyzickým zabezpečením prostor a datových nosičů a prostředky softwarové ochrany před neoprávněným přístupem k datům prostřednictvím sítě internet. Zásady obecné datové a informační bezpečnosti jsme stanovili v samostatném dokumentu.
• Vaše osobní údaje nepoužíváme k rozhodování založeném výhradně na automatizovaném zpracování včetně profilování
• Ke zpracování osobních údajů využíváme poskytovatele serverhostingu, kteří zaručují ochranu zpracovávaných osobních údajů minimálně na stejné úrovni, jakou zaručujeme my, zejména co se týče zavedení technických a organizačních opatření k ochraně osobních údajů.
• Kromě výše uvedených nepředáváme Vaše osobní údaje žádnému jinému subjektu jak v rámci EU, tak i třetích zemí mimo EU.

Jak nás můžete kontaktovat

V případě jakýchkoliv dotazů týkajících se zpracování Vašich osobních údajů nebo v případě žádosti o změnu zpracování v souladu s Vašimi právy nás můžete kontaktovat zde:
Adresa: třída Tomáše bati 3295
Telefon: +420 571 894 311
E-mail: info@technodat.eu

Platnost dokumentu

Tento dokument nemá definované omezení doby platnosti. Případné změny a rozšíření, respektující aktuální právní předpisy, budou vždy zapracovány do nové verze dokumentu, která nahradí tu přecházející.  Aktuální znění dokumentu je vždy veřejně přístupné na internetových stránkách správce.